Klokkenluidersregeling Lamper accountants en adviseurs

Klokkenluidersregeling

Volgens artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient ons kantoor te beschikken over een klokkenluidersregeling die zowel voor internen als externen beschikbaar is. Ons kantoor acht het van groot belang dat medewerkers en derden op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van een onregelmatigheid in ons kantoor. Deze regeling is afgeleid van de best practice bepaling II.1.6. van de Nederlandse Corporate Governance code van 9 december 2003.

1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder: Het kantoor: Lamper accountants en adviseurs. De melder: degene die al dan niet in dienst is van het kantoor. Directie: de eindverantwoordelijke binnen ons kantoor. Externe Compliance Officer: de door de directie aangestelde (externe) onafhankelijke persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren. Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:

1. Een (dreigend) strafbaar feit;
2. Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
3. Een (dreigende) schending van interne procedures en regelgeving
4. Een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden
5. Een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die ons kantoor schade kunnen opleveren.

2. Procedure

1. Een vermoeden van een onregelmatigheid dient per brief te worden gemeld bij de externe Compliance Officer van ons kantoor.
2. Na binnenkomst van de melding wordt deze (inclusief datum van binnenkomst) vastgelegd. Afhankelijk van de melding stelt de externe Compliance Officer onverwijld de directie op de hoogte van de melding.
3. Indien dit mogelijk is wordt aan de melder een ontvangstbevestiging verzonden;
4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de externe Compliance Officer ingesteld.
5. De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Bij het verschaffen van informatie wordt de naam van de melder niet genoemd en ook wordt de informatie zo verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is.
6. Binnen een periode van vijf dagen vanaf het moment van de melding wordt de melder door de externe Compliance Officer schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven of, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

3. Rechtsbescherming

De melder die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

4. Inwerkingtreding

Deze regeling is in werking getreden per 1 december 2009.